У некоторых руководителей есть страх: сотрудники на дистанционной работе ничего не делают. Это заблуждение — уверяю вас, обычно на удаленке работают еще больше, чем в офисе. Просто преодолевайте эту установку, если она у вас есть. Лично я исхожу из парадигмы, что все нормальные люди хотят быть эффективными и приносить пользу.
Первый опыт вывода бизнеса на удаленку у меня случился в 2010 году. С тех пор я и сама получила богатый опыт удаленной работы. За 10 лет я выделила для себя четыре блока вопросов, на которых нужно сфокусироваться при организации рабочего места дома:
Технические возможности для удаленной работы зависят от наличия у сотрудника и работодателя инфраструктуры, оборудования и программного обеспечения. Физическое пространство (рабочее место) каждый сотрудник организует себе дома сам: вы можете только посоветовать, как сделать удобнее, а в условиях эпидемии — снабдить памяткой по защите от коронавируса.
Самое трудное — два остальных блока.
Включиться в работу — для многих самое сложное на удалёнке. Множество отвлекающих факторов, да и просто непривычно. Плюс общая окружающая новостная среда сейчас очень нервная. Вам, как руководителю, и самому трудно, вы так же, как и все, оказались в непривычных условиях. При этом вы отвечаете не только за себя, но и за всю свою команду. Начните с себя. Тогда у вас будут силы уделить внимание команде. Это похоже на правило спасения при разгерметизации самолета: сначала наденьте кислородную маску на себя, потом — на ребенка.
Разберитесь сначала с собственным эмоциональным и психологическим состоянием.
Позвольте себе немного расслабиться. Просто примите как факт, что сейчас что-то обязательно будет выбиваться из колеи, и это совершенно нормально. Такой период. Что ж, будем гибкими, будем менять планы, подстраивая их под обстоятельства.
Всё равно планируйте. И приучайте к планированию членов семьи, которые тоже оказались в непривычной для них ситуации. Решите, когда вы уделяете время работе, когда — семье. Например, вы договариваетесь, что обязательно обедаете и ужинаете вместе, вместе готовите и накрываете на стол, вместе занимаетесь уборкой и делаете уроки по расписанию, смотрите кино вечером в определенное время. Приучите домашних, что в конкретный временной интервал вас нельзя отвлекать, это время работы. И неуклонно следуйте этому правилу. Спойлер: оно всё равно будет нарушаться, и это тоже нормально. Не выходите из себя. Просто напоминайте об этом правиле снова и снова. На привыкание всем требуется время. Экспериментируйте, ищите свои варианты. Например, когда мне нужно сделать срочную работу, чтобы никто гарантированно не отвлекал, я просто встаю раньше всей семьи.
Восстанавливайтесь. Это очень важно. Да, сейчас очень сложный период, скорее всего, вам и поесть-то толком некогда. Но если вы не будете регулярно выделять немного времени только на себя, на свое эмоциональное и психологическое восстановление, вы быстро выгорите. Что тогда будет с вашей командой?
Чтобы побыть наедине с собой, необязательно уезжать куда-то или выходить в парк на час. Можно сходить в душ или выйти на балкон минут на 15. Лично мне еще помогают медитация и дыхательные практики. Кому-то — физические активности (кстати, на удалёнке она очень быстро снижается, и уделять ей внимание важно еще и для здоровья).
Не работайте по ночам. Когда я только начинала работать дистанционно, мне казалось это удобным: ночью мало раздражителей, тихо, спокойно. Но если ночные смены становятся системой, внутренние ресурсы быстро истощаются и эффективность падает. Вы же не можете себе позволить работать в своем индивидуальном режиме — вам нужна синхронность с командой. А значит, не имея возможности поспать до обеда после ночного «дежурства» у ноутбука, вы получите хронический недосып.
Если вы руководитель, то отвечаете за коммуникации своей команды. Ваша задача — сделать так, чтобы ни один человек не чувствовал себя оторванным и брошенным. При переходе на удаленку у всех одни и те же эмоциональные проблемы, но из-за физического расстояния каждый думает, что его ситуация уникальна.
Примерно так: «Все работают спокойно и сосредоточенно, а меня всё время что-то отвлекает, я плохо справляюсь, меня уволят». Поэтому сотрудники боятся признаться в том, что им трудно работать дома, и загоняют себя в еще более стрессовую ситуацию. Задача руководителя — деликатно дать понять, что все сейчас в одинаковом положении, это нормально.
Они помогут вам чувствовать атмосферу, настроение всех людей. Это может быть утренний созвон или общий чат с коллегами, где вы в определенное время обмениваетесь чем-то личными. Например, кому как удалось оборудовать рабочее место и как оно выглядит сегодня. Кто как решил вопрос с питанием. У кого какие «ассистенты» рядом (дети, домашние питомцы). Этот ритуал создаст ощущение, будто все утром заходят в общий кабинет, здороваются и, как раньше в офисе, обмениваются новостями.
Очень помогает общий чат, в котором можно было бы обмениваться не только рабочими сообщениями, но и личными новостями, шутками, мемами, удачами и огорчениями, получить моральную поддержку в дружеском тоне. Это способ психологической разгрузки и возможность по-прежнему чувствовать себя частью команды.
Даже если раньше вы этого не делали и даже если вы сейчас сильно загружены, регулярно созванивайтесь с каждым членом команды. Если в вашем коллективе не больше 10 человек, не так уж трудно позвонить каждому, узнать, как у них дела. Именно позвонить, а не написать дежурный вопрос в письме. На это уйдет максимум час рабочего времени, но вы будете держать руку на пульсе: понимать, хватает ли ресурсов конкретному сотруднику, нет ли у него каких-то сложностей с коллегами из других подразделений, где нужна ваша помощь, не находится ли он на грани по личным обстоятельствам. Работая в офисе бок о бок, заметить такие вещи проще, а на удаленке лучше специально отслеживать.
Это профилактика эмоциональных взрывов — вы вовремя заметите, если кто-то окажется на взводе. Сейчас и так многие на нервах и в паническом настроении из-за внешних новостей и из-за того, что оказались заперты дома, а если еще и назреет конфликт в команде, это даст эффект атомной войны.
Например, наша команда в офисе всегда встречалась на общей планерке раз в неделю, а теперь в режиме онлайн мы встречаемся дважды в неделю. Организовать такие встречи технически несложно, интернет пестрит ресурсами, которые можно использовать при дистанционной работе.
Календарь должен быть обязательно общим, откройте доступ всем сотрудникам, чтобы все видели планы каждого коллеги на день, неделю, месяц. С календарем всем проще назначать друг другу онлайн-встречи — видно доступное время каждого. Используйте общие планировщики задач (например, Trello, Jira, да хотя бы Google-таблицы) и регулярно проверяйте на виртуальных встречах, как двигается их выполнение.
Конечно, вы лучше всех знаете свою команду и, скорее всего, в курсе, кого можно контролировать периодически, а кого — почаще. Если во время удаленной работы вы примете нового сотрудника, ему обязательно нужно будет уделить больше внимания и созваниваться с ним не на пять минут, а на 15–20, или два, три раза в день — утром, в обед и вечером, пока вы не убедитесь, что новый сотрудник все корректно понял.
Конечно, когда уже можно будет. Есть такое классическое правило руководителей удаленщиков: каждые 3 месяца встречаться с командой. Когда долго не смотришь людям в глаза, то теряешь какой-то внутренний контакт, даже если регулярно общаешься по телефону.
И помните: эпидемия закончится, а отношения останутся. Давайте доверять команде и быть позитивными.
Статья подготовлена на основе вебинара Елены Лондарь в рамках нашей серии вебинаров об удаленной работе. Участие бесплатное. Присоединяйтесь!